Workshop implementatie AVG 16 april 2018

 

Hans Duin, financieel manager UNC, maakte de uitvaartonderneming AVG-klaar. René van Etten van Threadstone Cybersecurity weet alles van privacy en digitale veiligheid. Samen geven zij voor BGNU-leden de workshop AVG, op 16 april in Utrecht.

Nieuwe privacywet

De nieuwe privacywet, de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die 25 mei 2018 van kracht wordt, is de Europese opvolger van de Wet bescherming persoonsgegevens. Wie onder de oude wet alles goed op orde had qua gegevensbescherming, hoeft alleen te controleren welke wijzigingen van toepassing zijn. Maar het is natuurlijk ook goed een stok achter de deur te hebben om uw systemen nog eens goed door te lichten.

Vragen?

BGNU krijgt momenteel veel vragen over de implementatie van de wet in uitvaartbedrijven. Vragen als: ‘Hoe lang mag ik persoonsgegevens bewaren?’; ‘Waar bewaar ik ze veilig?’, of: ‘Moeten alle uitvaartgasten tekenen dat ze akkoord zijn met een opname?

Workshop AVG 16 april

20180410 Bgnu Workshop Avg Gegevens Bewaren

Daarom organiseert BGNU voor haar leden de workshop AVG waar alle vragen op dit gebied gesteld kunnen worden. René van Etten van Threadstone cybersecurity licht de nieuwe wet kort toe en Hans Duin van UNC Uitvaartzorg, die de nieuwe eisen implementeerde, laat zien welke praktische aanpassingen binnen zijn organisatie nodig waren. 

Het wordt druk: de workshop zit al vol. Nieuwe aanmelders komen op een wachtlijst. Mieke Artz van Eclips Uitvaarten is een van de leden die een plek bemachtigd hebben.

Op de goede weg?

Wat verwacht Artz van de workshop AVG? De uitvaartondernemer die sinds 18 jaar een klein bedrijf runt - waarvan zij ook de marketing- en ict-manager is - hoopt vooral bevestigd te worden dat ze op de goede weg is met het omgaan met persoonsgegevens. Daarnaast heeft ze een aantal concrete vragen.

Hoe lang bewaren?

“Sommige gegevens moet je minimaal drie jaar bewaren voor de audit van het Keurmerk Uitvaartzorg en bepaalde financiële gegevens moeten zeven jaar bewaard worden voor de Belastingdienst”, vertelt de Brabantse, “maar hoe lang mag je ze uiterlijk bewaren? Is er een maximale termijn, en voor welke gegevens geldt die?”

Welke gegevens noteer en bewaar je?

Een belangrijke vraag is ook welke gegevens je noteert. Artz is met de nieuwe wet in de het achterhoofd nog eens kritisch naar haar formulieren gaan kijken. En ook naar de formulieren van derden, zoals crematoria en begraafplaatsen.

BSN

De eerste vraag die Artz heeft: “Wat mag je met het BSN? Het BSN van de opdrachtgever mogen uitvaartondernemers niet vragen, maar crematoria, begraafplaatsen en gemeentes vragen er wel vaak om.” Het BSN van de overledene mag wel genoteerd worden, want voor overledenen geldt de privacywet niet.

Mag het wat minder?

20180410 Bgnu Workshop Avg Gegevens Vernietigen

Vooral crematoria willen vaak dat je veel gegevens invult op hun formulieren. Artz: “Levensovertuiging, burgerlijke staat….. waarom hebben ze dat nodig?” Ook wordt er nog wel eens naar een verzekering gevraagd door partijen die dat niet hoeven te weten. Artz: “Naast de privacywetgeving…het kost ook allemaal tijd om het in te vullen.” Ze wil graag weten wat er mag, wat er moet, en ook hoe andere uitvaartondernemers hier mee om gaan.

Doorgeven per e-mail?

Een andere vraag is nog hoe je persoonsgegevens bewaart en hoe je ze doorgeeft aan andere instanties. Hoe veilig zijn de diverse communicatiekanalen?

Medische informatie

Tot slot heeft Artz nog de vraag hoe om te gaan met kennis over de medische achtergrond van de overledene. Soms is die van belang voor de overledenenverzorging of de uitvaart. Wat mag je doorgeven en hoe? Kan een telefoontje naar de overledenenverzorgster wel, maar is een Whatsapp of emailberichtje niet aan te raden? En mag ze eigenlijk op het formulier van het crematorium wel noteren dat er een pacemaker is of dat er een behandeling met radionucliden heeft plaatsgevonden?

Vervolg

Ook nieuwsgierig naar het antwoord op deze vragen? Meld u aan voor de workshop AVG! Verhinderd? Mieke Artz laat ons na afloop weten of ze antwoord heeft gekregen op haar vragen. U leest het op de site.

Online tools

In de kennisbank van de BGNU-site staat veel informatie over de nieuwe AVG. Om ondernemers te helpen aan de wet te voldoen, lanceerde de Autoriteit Persoonsgegevens de website Hulp bij Privacy met een regelhulp waarmee ondernemers kunnen analyseren wat de AVG voor hen betekent. Een waardevolle tool, ook voor uitvaartondernemers. Artz: “Ik vond het een duidelijk stappenplan, waar ik goed mee uit de voeten kon.”