Digitale aangifte: Het boemeltje rijdt….

 

Hoelang gaat u nog naar het gemeentehuis voor een akte van overlijden en een verlof? In steeds meer gemeenten hoeft dat niet meer. Op termijn kan de arts de aangifte doen. Maar voorlopig vindt iedere gemeente nog zelf het wiel uit.

20171212 Branchevereniging Bgnu Digitale Aangifte Van Overlijden

“De gang naar het gemeentehuis is niet meer nodig na een overlijden”, lacht Gerard Velders, senior medewerker bij de afdeling Burgerzaken in de gemeente ‘s–Hertogenbosch. “Dat bespaart heel wat tijd en parkeergeld!” Velders legt uit hoe het werkt: “Uitvaartverzorgers kunnen inloggen op de site van onze gemeente of op een landelijke site en daar het aangifteformulier invullen. De verklaring van de arts kunnen ze scannen en uploaden. Het verlof tot begraven of cremeren en de akte van overlijden krijgen ze gemaild én per post toegestuurd. Het mooie is dat je – als straks alle gemeenten erbij zijn aangesloten – via één formulier aangifte kunt doen, in welke Nederlandse gemeente het overlijden ook plaatsvond.

Ratjetoe

Zo ver is het nog niet. Kees van der Spek, van Van der Spek Uitvaart in Rotterdam, weet dat als geen ander. Hij is al jarenlang actief in de BGNU-werkgroep ‘Digitale aangifte overlijden’ en zijn bedrijf gaf afgelopen voorjaar namens de branchevereniging nog een presentatie aan gemeenten in Zuid-Holland over hoe verschillend het er nu in diverse gemeenten aan toegaat. En hoe handig het zou zijn als alle gemeenten zich bij het door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse gemeenten (King) ontwikkelde standaardformulier zouden aansluiten. Nu zijn dat er nog maar zes: Den Bosch, Maastricht, Zaanstad, Zuidplas, Zoetermeer en Woerden. Randy Eichhorn, van King: “Tiel, Culemborg en Den Helder volgen binnenkort.” “Maar ook dan zijn we er nog niet”, vervolgt Van der Spek, “want we willen dat dit formulier gekoppeld wordt aan ons eigen softwaresysteem, zodat wij de gegevens van de overledene maar één keer hoeven in te voeren. Dat is het minst foutgevoelig – want bij elke keer overtypen kan een fout gemaakt worden – én het efficiëntst.” Eenvoudiger gezegd dan gedaan, weet de Rotterdammer, want in de uitvaartbranche worden heel wat verschillende administratiesystemen gebruikt en elke softwareleverancier zal voor zijn systeem zo’n koppeling moeten maken. “En ook de gemeenten moeten een koppeling leggen met hun systeem…”

Ondertussen in…

Elke gemeente voert zijn eigen digitaliseringsslag. Bij de een kun je de gegevens mailen, bij de ander uploaden – inloggen met Digid of met e-herkenning (zie kader). De ene gemeente levert het verlof en de akte digitaal en op papier, de andere alleen op papier. Vaak stuurt Burgerzaken de papieren op, soms moet je ze halen. De ‘voorkeursbehandeling’ voor uitvaartondernemers (waarbij de ondernemer bijvoorbeeld voorrang krijgt boven burgers die een paspoort komen ophalen) is in veel gemeenten verleden tijd. Het gebruik om het overlijden in het trouwboekje ‘af te tekenen’ of te ‘stempelen’ ook. Het digitale verlof is inmiddels wettelijk erkend. BGNU-directeur Heidi van Haastert: “Toch zijn er nog veel begraafplaats- en crematoriumbeheerders die om een papieren verlof vragen.

Persoonlijk

Ook al kan het straks overal digitaal, persoonlijk aangifte doen blijft mogelijk. Goed nieuws voor uitvaartondernemers die graag een babbeltje maken met de gemeenteambtenaar en voor nabestaanden die het doen van aangifte een mooi afscheidsritueel vinden.

Artsen

Laten we niet denken dat digitaal aangeven via een landelijk standaardformulier het eindstation is. Het kan nog veel efficiënter. Om te beginnen: het B-formulier, het formulier doodsoorzaken voor het Centraal Bureau voor de Statistiek (Cbs). Dat formulier levert de arts in gesloten envelop aan bij de uitvaartondernemer, die het bezorgt bij de gemeente, die het doorstuurt naar het Cbs. Twee nodeloze tussenstappen. Velders: “Bij het Cbs hebben ze tien personen zitten om die gegevens in te kloppen. Er loopt nu een pilot in Noord-Holland, waarbij artsen het B-formulier rechtstreeks invullen op de site van het Cbs.” Henk Bijnen, van Bijnen Uitvaartzorg, verwacht niet dat artsen dat zo een-twee-drie gaan doen. “Ik moet nog geregeld achter een artsverklaring aan.” Maar áls ze er eenmaal aan gewend zijn, is het wellicht ook mogelijk ze aan te leren een standaard A-formulier (overlijdensverklaring) digitaal in te vullen. De uitvaartondernemer (of de nabestaande) hoeft dan alleen nog aan te geven of er begraven of gecremeerd gaat worden en wanneer de uitvaart plaatsvindt. Toekomstmuziek.


E-herkenning

Om in te loggen voor het doen van aangifte wordt steeds vaker e-herkenning gevraagd, een soort Digid voor bedrijven. Het is een beveiliging van het systeem en er zijn verschillende beveiligingsniveaus. De meeste gemeenten werken met 2+. De e-herkenning wordt per uitvaartmedewerker verleend en kost zo’n 25 euro per jaar.

Kort

  • Digitaal verlof is wettelijk toegestaan.
  • Er is een standaardformulier voor gemeenten: https://beta.burgerberichten.nl/gemeenten/aangifteoverlijden.
  • Zorg voor een veilige communicatie van vertrouwelijke gegevens (via e-herkenning of een versleutelde mailverbinding.
  • Geef alleen het burgerservicenummer (BSN) van de overledene door.   
  • Gegevens van de opdrachtgever zijn niet nodig.
  • Persoonlijk aangifte doen blijft mogelijk.

Dit artikel staat ook in het decembernummer 2017 van Brancheblad Uitvaartzorg: een themanummer over digitale aangifte van overlijden.